SOLUÇÃO: Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD)

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A tabela de temporalidade de documentos (TTD) da CLIQUE Documenta apresenta-se como um instrumento de gestão para acervos , resultante do processo de avaliação dos documentos, que  por sua vez está contemplado na gestão de documentos e informação. 

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A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento fundamental para a gestão documental de uma empresa. Define o período de tempo em que cada tipo de documento deve ser mantido pela empresa, de acordo com sua relevância e obrigações legais, como isso sua empresa garante:

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• Melhoria da eficiência administrativa, pois ao definir os prazos de guarda para cada tipo de documento, é possível planejar melhor as atividades de gestão documental, como a organização, a digitalização, a indexação e a descarte de documentos. Isso torna o processo mais eficiente e otimizado, reduzindo o tempo e os recursos necessários para a realização dessas atividades.

• Cumprimento de obrigações legais, uma vez que auxilia que seu negócio esteja cumprindo as obrigações legais em relação à guarda e à eliminação de documentos. A TTD ajuda a definir os prazos de guarda obrigatórios, evitando o risco de multas e penalidades por descumprimento das normas legais. Em tempo de LGPD, manter o essencial é fundamental.

• Redução de custos, com a redução drástica de custos com guarda desnecessária de documentos, coleta de dados indevidos, digitalização sem necessidade. A TTD permite identificar os documentos que podem ser eliminados após o prazo de guarda obrigatório ou digitalização. Assim, é possível economizar recursos com a manutenção de documentos desnecessários, como espaço físico, materiais de escritório, digitalização do acervo e mão de obra.

• Preservação da memória empresarial a longo prazo. Ao definir os prazos de guarda para cada tipo de documento, é possível identificar aqueles que possuem valor histórico, científico ou cultural para o negócio. Esses documentos podem ser preservados de forma adequada, garantindo sua integridade e disponibilidade para consulta e pesquisa no futuro. Bem como acesso autorizado e controlado no acervo.

 

A tabela de temporalidade de documentos não é receita de bolo, ela é desenvolvida com base na realidade e contexto da empresa, no âmbito de suas atividades–meio e atividades-fim.

 

A ausência da tabla de temporalidade gera inúmeras dores de cabeça para a empresa devido a falta de critério para a guarda e eliminação de documentos.

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Se deseja ter a tabela de temporalidade de documentos de sua empresa feita por nós, entre em contato pelo e-mail cliquedocumental@gmail.com ou através no nosso formulário de contato!