SOLUÇÃO: Inventário de Documentos e Acervo
O inventário documental (de dados ou informação) da CLIQUE Documental representa um relatório descritivo do acervo informacional de um negócio ou sistema, seja ele arquivo ou biblioteca, em meio físico ou digital.
O inventário técnico de documentos e coleções é uma ferramenta estratégica importante para o gerenciamento de arquivos e bibliotecas, pois permite uma análise detalhada do acervo, identificando e registrando informações relevantes sobre cada item.
O inventário técnico é uma lista completa e detalhada de todos os documentos e coleções existentes, que inclui informações como título, autor, data de criação, data de aquisição, localização física, formato, estado de conservação, valor histórico ou científico, entre outras. Essas informações são cruciais para a gestão eficiente e estratégica do acervo, pois permitem a identificação de itens importantes, que requerem cuidados especiais de preservação, e a tomada de decisões sobre sua guarda e descarte.
Além disso, o inventário técnico também pode ajudar na definição de políticas de gestão de acervo, como a aquisição, empréstimo e preservação de documentos e coleções. A partir das informações registradas no inventário, é possível definir critérios de seleção e priorização de documentos e coleções, planejar ações de preservação e conservação, e estabelecer práticas de gestão de acervo mais eficientes e econômicas.
O inventário técnico também pode ser usado como uma ferramenta de comunicação e divulgação do acervo, permitindo que o público tenha acesso às informações sobre os documentos e coleções disponíveis. Isso pode contribuir para a promoção da instituição e seu acervo, além de incentivar a pesquisa e a utilização dos recursos disponíveis.
Muitas empresas desconhecem o local de guarda definitivo dos documentos. Inclusive, diante de uma necessidade de busca, funcionários tendem a entrar em pânico. Neste contexto, o inventário funciona como uma ótima ferramenta de controle e fonte de pesquisa.
Há ainda empresas que necessitam garantir o controle detalhado do acervo em função de exigências legais ou situacionais, seja para prestar contas ou contratar um determinado serviços para o acervo, neste caso o inventário documental é estratégico como controle e ponto focal.
Além do inventário documental, desenvolvemos o inventário de dados e informações pessoais (IDP). Ele por sua vez contempla, além dos documentos, os dados e informações do sistema (arquivo ou acervo). O IDP representa o registro das principais operações de tratamento de dados pessoais na empresas, conforme exige o art. 37 da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Se deseja ter o inventário documental feito por nós, entre em contato pelo e-mail cliquedocumental@gmail.com ou através no nosso formulário de contato!
