SOLUÇÃO: Mapeamento de Documentos (Dados e Informações)
O mapeamento documental é um processo importante que deve ser realizado antes da organização do arquivo em si, pois permite a identificação de todos os documentos existentes na empresa e sua localização física. Ele é á base da gestão de documentos e informações. Sem ele, a gestão de arquivo sobre grande chance de ser ineficaz. Assim como o diagnóstico técnico, o mapeamento é estratégico.
Ao realizar o mapeamento documental, é possível conhecer a estrutura de documentos da empresa, as áreas responsáveis por sua geração e gestão, além de identificar documentos duplicados, incompletos ou mal organizados. Essas informações são cruciais para uma organização mais eficiente e ágil, pois possibilita a definição de uma metodologia de arquivamento mais adequada, que atenda às necessidades da empresa.
Outra vantagem do mapeamento documental é a identificação de documentos que já não são mais necessários, permitindo a definição de uma política de descarte de documentos obsoletos ou sem valor para a empresa. Essa prática pode reduzir o volume de documentos a serem gerenciados, economizando espaço físico e recursos financeiros.
Além disso, o mapeamento documental também é importante para garantir a conformidade da empresa com as leis e regulamentações aplicáveis, evitando riscos de violação de dados ou multas. Com essa análise, é possível identificar quais documentos precisam ser mantidos por um período mínimo obrigatório e quais podem ser descartados de forma segura, sem comprometer a integridade das informações da empresa.
O mapeamento da CLIQUE Documental se apresenta de diferentes formatos: fluxogramas, gráficos ou relatórios. Nosso mapeamento é um documento técnico, que apresenta com clareza e riqueza de detalhes o volume total de documentos do acervo, suas especificidades, tipos de fontes de informação armazenadas, formatos, suportes e o estado de conservação do acervo no todo. O mapeamento pode ser também de dados e informações, a critério do cliente.
A partir da análise dos dados do mapeamento documental, o gestor consegue analisar criticamente o acervo da empresas e estabelecemos a gestão, organização, tratamento e temporalidade adequada para das informações.
O mapeamento de documentos seja em meio meio físico ou digital, permite a redução de duplicidade de documentos e pastas, melhorando assim a busca e recuperação da informações na sua empresa.
Se sua empresa precisa do mapeamento técnico de documentos para a bibliotecas ou arquivos, seja você uma instituições pública e privada, independente do porte ou seguimento, entre em contato pelo e-mail cliquedocumental@gmail.com ou através no nosso formulário de contato!
